6-SIGMA - CÔNG CỤ NÂNG CAO TÍNH CẠNH TRANH CHO DOANH NGHIỆP SAU HỘI NHẬP (PHẦN 4)

Yếu tố tiên quyết để triển khai thành công Cam kết của Lãnh đạo cấp cao Việc triển khai 6-Sigma thể hiện một cam kết dài hạn và sự thành công của các dự án 6-Sigma tùy thuộc cơ bản vào mức độ cam kết bởi ban quản lý cấp cao. Sự thành công của General Electric đối với 6-Sigma phần lớn do vai trò đóng góp của ông Jack Welch (cựu Chủ Tịch Tập Đoàn) trong việc không ngừng ủng hộ 6-Sigma và kết hợp chương trình này vào trọng tâm chiến lược của công ty Những câu hỏi đầu tiên trước khi quyết định đeo đuổi 6-Sigma ►       Cấp lãnh đạo của công ty hiểu và hoàn toàn ủng hộ việc triển khai 6-Sigma? ►       Công ty có cởi mở và sẵn sàng thay đổi? ►       Công ty có khao khát học hỏi? ►      Công ty có sẵn sàng cam kết nguồn lực, gồm con người và tiền bạc, để triển khai chương trình 6-Sigma? Chọn lựa và đào tạo đúng người Điều cần thiết là thu hút được những người giỏi nhất tham gia vào đề xướng 6-Sigma của công ty và khuyến khích họ bằng thù lao, phần thưởng, sự công nhận và thăng tiến gắn liền với kết quả thực hiện. Các chương trình đào tạo nên tập trung vào các kỹ năng thống kê, phân tích, giải quyết vấn đề và lãnh đạo giúp gỡ bỏ những rào cản và tạo ra những xung lượng tích cực ban đầu. Hơn nữa, việc khiến cho nhân viên hứng khởi và phấn khích về 6-Sigma nên được thực hiện qua huấn luyện và truyền đạt thông tin. Mọi người trong công ty nên hiểu 6-Sigma sẽ mang lại lợi ích cho họ và công ty như thế nào. Chọn lọc các dự án 6-Sigma Trước tiên, các dự án 6-Sigma tập trung vào những vấn đề then chốt mang tính liên kết chiến lược; có ảnh hưởng rõ rệt đến mức độ hài lòng của khách hàng; và thiết yếu đối với kết quả kinh doanh dưới hình thức mang lại hiệu quả tài chính nhanh chóng và to lớn (thu nhập cao, chi phí thấp hơn, v.v…). Việc chọn lựa các dự án 6-Sigma ở giai đoạn đầu là rất quan trọng và do đó nó đóng một vai trò then chốt cho sự thành công của các dự án 6-Sigma Tổ chức cần xem xét một cách kỹ lưỡng các tác động có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án cũng như việc xem xét các khả năng có thể giải quyết được vấn đề mà không cần tới việc thực hiện dự án 6-Sigma Quản lý các dự án 6-Sigma Trong suốt quá trình thực hiện dự án, điều quan trọng là: ►    dẫn dắt nỗ lực tập trung trong đó người đỡ đầu cho dự án (Champion) chịu trách nhiệm tiến hành đánh giá định kỳ tiến độ dự án, sử dụng quyền hạn của mình để giải quyết các khúc mắc liên chức năng cũng như phân bổ nguồn lực cho những nơi cần thiết ►    kiểm tra ảnh hưởng tài chính thật sự từ dự án (vui lòng tham khảo mục 5.2.6) ►    liên tục thông tin tiến trình của dự án đến cấp lãnh đạo điều hành và những thành viên có liên quan đến dự án ►    triển khai các kế hoạch kiểm soát hiệu quả đi kèm với các tài liệu liên quan như Sơ Đồ Quy Trình (Process Maps), Ma Trận Nhân Quả (C&E Matrix), Phân Tích Trạng Thái Sai Sót và Tác Động (FMEA), Tóm Lược Kế Hoạch Kiểm Soát (Control Plan Summary) và các thay đổi thủ tục đã được duyệt để đảm bảo rằng các cải tiến được duy trì ►    định kỳ tái xem xét hiệu quả của dự án sau khi đã hoàn tất ►    vai trò, trách nhiệm của các phòng ban và cá nhân liên quan đến dự án nên được xác định rõ ràng; ►    tiến hành huấn luyện 6-Sigma thường xuyên để thúc đẩy chương trình xuyên suốt trong công ty. Sự tham gia của bộ phận Tài Chính Bộ phận tài chính cần tham gia ngay từ lúc bắt đầu mỗi dự án để đảm bảo rằng những tiết kiệm về chi phí được ghi nhận đầy đủ đối với từng dự án 6-Sigma và thật sự thể hiện trong kết quả báo cáo tài chính của công ty. Mốc so sánh của dự án (baseline) và những cải tiến được công bố phải được cẩn thận kiểm chứng bởi bộ phận tài chính. Các cải tiến sẽ được chuyển thành giá trị tiết kiệm bằng tiền khi co thể và bị khấu trừ nếu phát sinh chi phí từ dự án. Chi phí cho các dự án 6-Sigma Mặc dù các dự án 6-Sigma có thể mang lại nhiều lợi ích và giúp công ty tiết kiệm tiền bạc về lâu dài, có một số chi phí ban đầu có liên quan đến các dự án 6-Sigma cần được quan tâm. Điển hình bao gồm các khoản sau đây: ►   Lương trực tiếp – Tiền lương cho các nhân viên làm việc toàn thời gian trong dự án    6-Sigma ►    Lương gián tiếp – Chi phí thời gian từ những viên chức điều hành cấp cao, các thành viên của nhóm dự án, những người quản lý các quy trình và những người liên quan trong việc triển khai các dự án 6-Sigma ►    Đào tạo và tư vấn – Chi phí huấn luyện các ứng viên về các kỹ năng 6-Sigma ►    Chi phí thực hiện cải tiến – Chi phí cải tiến các quy trình sản xuất để loại trừ các nguồn gây dao động được xác định bởi các dự án 6-Sigma. Khoản này có thể bao gồm những thiết bị, phần mềm mới, chi phí nhân sự cho những vị trí mới hình thành.v.v… ►   Phần mềm (Software) – Một số chương trình phần mềm vi tính như Minitab Inc.’s (phần mềm Minitab thống kê) hay Microsoft’s Visio, dùng xây dựng các lưu đồ quy trình, cũng có thể được cần đến. Đôi khi một số công cụ phần mềm tiên tiến hơn bao gồm Popkin’s System Architect, Proforma’s Provision hay Corel’s iGrafx Process 2003 for 6-Sigma Vai trò của con người ►       Phụ trách điều hành (Executive Champion). Những người lãnh đạo cao nhất cần phải dành thời gian học về 6-Sigma và ủng hộ nó tuyệt     đối. Một nhà lãnh đạo sẽ chỉ định một người điều hành của mình trông nom và hỗ trợ toàn bộ nhiệm vụ này. Từ đó, người điều hành chọn ra người phụ trách triển khai (Deployment Champion) hoặc người phụ trách dự án (Project Champion). Người phụ trách triển khai sẽ phải cam kết thực hiện 6-Sigma trong toàn bộ tổ chức của họ. Người phụ trách dự án sẽ giám sát hoạt động của các Blackbelt và các dự án của họ. ►       Master Blackbelt Khi một công ty lần đầu tiên áp dụng 6-Sigma, họ làm việc với người phụ trách, chọn ra các dự án cần làm và những người sẽ thực hiện. Sau đó huấn luyện và hướng dẫn những người này thành công. Những người quan trọng nhất được chọn sẽ là BlackBelt. ►       Black Belt Là những người thực sự làm công việc đó, họ là chìa khoá, là lãnh đạo đích thực của 6-Sigma ►       Green Belt Có nhiệm vụ hỗ trợ BlackBelt để dự án có thể hoàn thành. Họ cũng được đào tạo về  6-Sigma. Dó đó mọi người nói cùng một ngôn ngữ và làm việc cho cùng một mục tiêu . Cam kết của lãnh đạo quản lý- chìa khoá đến thành công 6 Sigma  bắt đầu từ trên xuống và bộ phận quản lý cao nhất sẽ phải cam kết cung cấp đủ mọi nguồn lực. 6 Sigma sẽ không thể thành công nếu không có sự hỗ trợ từ phía bộ phận quản lý cao nhất Sự tham gia của tất cả nhân viên 6 Sigma yêu cầu sự thay đổi trong văn hoá, nó thay đổi cách thức làm việc của chúng ta. Tất cả mọi thành viên cong ty đều phải tham gia và chúng tôi cam kết sẽ làm họ thay đổi. Sự chủ động tham gia của tất cả nhân viên ở mọi cấp độ sẽ đảm bảo thành công của đề án Bắt đầu từ những cái nhỏ. Chúng ta nên tập trung vào những dự án nhỏ lẻ để có thể đạt được thành công nhanh chóng. Nếu một dự án có vẻ đồ sộ, hãy chia nó thành những dự án nhỏ hơn để có thể đảm bảo sử dụng các nguồn lực hiệu quả. Đào tạo liên tục Mọi nhân viên đều phải được liên tục cập nhập các kĩ thuật giăi quyết vấn đề một cách liên tục. Phải tạo cơ hội đào tạo như nhau cho tất cả thành viên trong công ty. Đưa ra quyết định dựa trên thực tế 6 Sigma bàn về làm việc với dữ liệu. Tất cả các quyết định cầnphải dựa trên nền tảng dữ liệu đáng tin cậy. Giải quyết vấn để một cách sáng tạo 6 Sigma cung cấp những kĩ năng giải quyết vấn đề rất tốt. Hãy sử dụng những kĩ  thuật này đúng cách và hiệu quả! Kĩ năng làm việc nhóm tuyệt vời Mõi dự án 6 Sigma đều tạo ra một nhóm tốt. Hãy tận dụng tinh thần làm việc nhóm để đạt được thành công chung!Every 6 Sigma project creates a good team. Utilize teamwork spirit for a common success!